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Der Knigge für den Email-Schriftverkehr

Die Email löst zunehmend den Brief oder die Postkarte als Kommunikationsmittel im Alltag ab. Der Hauptgrund ist sicherlich die enorme Zeitersparnis, da der Weg zum Briefkasten oder zur Post entfällt und auch die Übersendung an den Empfänger deutlich schneller geht. Jedoch wirkt die Email dadurch auch sehr viel weniger formell, was sich nicht selten in der Sprache des Inhalts niederschlägt. Jeder, der die Email auch für den beruflichen Schriftverkehr nutzt, sollte sich bewusst machen, dass der Adressat dennoch eine möglichst fehlerfreie und vor allem höfliche Email erwartet. Der Knigge für den Email-Verkehr gibt Aufschluss darüber, wie der Inhalt formuliert werden sollte und welche Möglichkeiten es gibt, wichtige Dinge deutlich hervorzuheben, ohne dabei unhöflich aufgenommen zu werden.

Bereits die Betreffzeile der Email sollte entsprechend dem Inhalt gefüllt werden. Eine Email ohne Betreff wird oft später gelesen, da der Empfänger nicht ausmachen kann, ob der Inhalt wichtig für ihn ist. In der Absenderzeile sollte in jedem Fall der Vor- und Zuname des Absenders stehen, dies muss gegebenenfalls in der Konfiguration des Emailprogramms geändert werden.

Der Text selbst sollte kurz gehalten werden, ohne wichtige Informationen zu unterschlagen. Der Knigge für Email-Schriftverkehr geht außerdem darauf ein, welche Formulierungen per se vermieden werden sollten, da sie entweder überflüssig sind oder eine negative Auffassung beim Leser hervorrufen könnten. Für einen besseren Überblick sollten außerdem genügend Absätze eingefügt werden. Zu viele Absätze reißen dagegen zusammengehörige Inhalte auseinander und erschweren die Aufnahme des Inhalts.

Grundsätzlich sollte eine Email ähnlich einem Brief formuliert sein. Eingerahmt wird der Text durch die formelle Anrede und einen korrekten Endgruß. Dazu wird am Fuß der Email außerdem eine Signatur eingefügt, in der die Kontaktdaten des Absenders enthalten sind. Die Signatur ersetzt bei der Email die entfallene Kopfzeile.

Der Knigge für das Schreiben von Emails geht über diese formellen Punkte hinaus auch auf die Möglichkeiten ein, wie Groß- und Kleinschreibung und Fettdruck gehandhabt werden sollten. Gerade für Personen, die noch nicht lange mit der Email offiziellen Schriftverkehr erledigen, ist der Email-Knigge ein hilfreicher Ratgeber.

jetzt kommentieren? 29. Oktober 2008

Gutes Benehmen im Internet

Adolph Freiherr Knigge setzte sich zu seinen Lebzeiten mit dem guten Benehmen der Menschen auseinander. Immer im Gesichtspunkt hatte er dabei die höflichen Umgangsformen, die für ihn gleichsam den Grundstein für ein friedliches Miteinander bedeuteten. Als sein Werk „Über den Umgang mit Menschen” erschien, hatten die Leser einiges zu diskutieren und konnten ihr eigenes Verhalten hinsichtlich Knigges Vorgaben überprüfen. Die Umsetzung der verschiedenen Höflichkeitsformen konnten dabei noch relativ leicht umgesetzt werden, da die Menschen sich in sehr geschlossenen Umfeldern bewegten. Neben der Familie waren dies vor allem die Arbeit und gelegentliche Gesellschaften mit Bekannten. In unserer Zeit dagegen hat sich der Bewegungsspielraum wesentlich vergrößert. Reisen in ferne Länder sind längst nicht mehr nur den reichen Menschen vorbehalten und auch in unserer Freizeitgestaltung sind wir um einige Möglichkeiten reicher. Diese Freiheiten bringen aber gleichzeitig auch eine erhöhte Anforderung an die soziale Kompetenz mit sich. Kommunikation mit anderen Menschen läuft sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld vermehrt telefonisch oder schriftlich per Email, ein persönliches Gespräch von Angesicht zu Angesicht findet immer seltener statt. Deshalb müssen die Grundlagen des guten Benehmens, die Knigge vor rund 250 Jahren festhielt, auch auf unsere heutigen Kommunikationsformen übertragen werden.

Entsprechend schwieriger ist es, in allen Bereichen anderen gegenüber stets höflich und freundlich aufzutreten. Als Orientierung werden inzwischen vermehrt Ratgeber herausgegeben, die sich mit gutem Benehmen am Telefon und im Internet auseinander setzen. Vor allem die Verhaltensregeln im Internet sollten stets befolgt werden. Schnell verhalten sich Menschen unter dem Deckmantel der Anonymität, die das Medium bietet, anderen gegenüber sehr rücksichtslos und schäbig. Deshalb herrschen auf Internetplattformen verschärfte Regeln bezüglich der Inhalte und der Ausdrucksweise. Mit der Anmeldung in einem Forum oder anderen geschlossenen Bereichen werden diese Regeln akzeptiert- wer ihnen zuwider handelt, wird für die Teilnahme gesperrt. Da bei der Kommunikation über das Internet allein die schriftliche Aussage bei anderen ankommt, sollte auf die Schreibweise der Beiträge sehr viel Wert gelegt werden. Da Gestik, Mimik und Stimmlage keinerlei Einfluss auf die Aussage nehmen können, wird schnell etwas missverstanden. Die Ratgeber für Internetkommunikation geben Ratschläge, wie ein Beitrag gekennzeichnet werden kann, damit Missverständnisse ausbleiben. Auch für die Kommunikation per Email können dort wichtige Informationen erhalten und Unsicherheiten ausgeräumt werden.

jetzt kommentieren? 21. Oktober 2008