Der Knigge für den Email-Schriftverkehr

29.Oktober 2008

Die Email löst zunehmend den Brief oder die Postkarte als Kommunikationsmittel im Alltag ab. Der Hauptgrund ist sicherlich die enorme Zeitersparnis, da der Weg zum Briefkasten oder zur Post entfällt und auch die Übersendung an den Empfänger deutlich schneller geht. Jedoch wirkt die Email dadurch auch sehr viel weniger formell, was sich nicht selten in der Sprache des Inhalts niederschlägt. Jeder, der die Email auch für den beruflichen Schriftverkehr nutzt, sollte sich bewusst machen, dass der Adressat dennoch eine möglichst fehlerfreie und vor allem höfliche Email erwartet. Der Knigge für den Email-Verkehr gibt Aufschluss darüber, wie der Inhalt formuliert werden sollte und welche Möglichkeiten es gibt, wichtige Dinge deutlich hervorzuheben, ohne dabei unhöflich aufgenommen zu werden.

Bereits die Betreffzeile der Email sollte entsprechend dem Inhalt gefüllt werden. Eine Email ohne Betreff wird oft später gelesen, da der Empfänger nicht ausmachen kann, ob der Inhalt wichtig für ihn ist. In der Absenderzeile sollte in jedem Fall der Vor- und Zuname des Absenders stehen, dies muss gegebenenfalls in der Konfiguration des Emailprogramms geändert werden.

Der Text selbst sollte kurz gehalten werden, ohne wichtige Informationen zu unterschlagen. Der Knigge für Email-Schriftverkehr geht außerdem darauf ein, welche Formulierungen per se vermieden werden sollten, da sie entweder überflüssig sind oder eine negative Auffassung beim Leser hervorrufen könnten. Für einen besseren Überblick sollten außerdem genügend Absätze eingefügt werden. Zu viele Absätze reißen dagegen zusammengehörige Inhalte auseinander und erschweren die Aufnahme des Inhalts.

Grundsätzlich sollte eine Email ähnlich einem Brief formuliert sein. Eingerahmt wird der Text durch die formelle Anrede und einen korrekten Endgruß. Dazu wird am Fuß der Email außerdem eine Signatur eingefügt, in der die Kontaktdaten des Absenders enthalten sind. Die Signatur ersetzt bei der Email die entfallene Kopfzeile.

Der Knigge für das Schreiben von Emails geht über diese formellen Punkte hinaus auch auf die Möglichkeiten ein, wie Groß- und Kleinschreibung und Fettdruck gehandhabt werden sollten. Gerade für Personen, die noch nicht lange mit der Email offiziellen Schriftverkehr erledigen, ist der Email-Knigge ein hilfreicher Ratgeber.

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